Digitalisera dina rutiner för att bli mindre beroende av nyckelpersoner

Published: 2022-04-26
Written by: Linn Björklund
Image

Vad skulle hända om hälften av ditt team på fältet blev sjuka samtidigt? Skulle din verksamhet kunna fortsätta som vanligt med en provisorisk lösning lösning, eller skulle den stanna upp helt? Om din dagliga verksamhet är beroende av att ha nyckelpersoner på plats innebär det en hög risk för ditt företag. Därför behöver du digitalisera dina dagliga rutiner med skräddarsydda checklistor som är enkla för alla att följa – oavsett tidigare erfarenhet.

Nyckelpersoner – fantastiskt men riskabelt

Nyckelpersoner i företaget är en fantastiskt tillgång. De har genom åren utvecklat en unik förståelse för hur man utför underhållsrutiner på bästa sätt. De vet också vilka åtgärder som behöver vidtas när, vilket förebygger driftstopp och nertid.

Men det finns också nackdelar. Din verksamhet är som ett ekosystem – om en nyckelkomponent går sönder så har det en negativ påverkan på hela anläggningen. Med andra ord, om dina rutiner inte är tillräckligt tydliga för övriga medarbetare så är din verksamhet beroende av att vissa personer alltid måste vara på plats.

Detta gör att den värdefulla informationen som nyckelpersonerna sitter på riskerar att “låsas in” om deras rutiner inte dokumenteras på rätt sätt. Därför behöver du se till att dina rutiner är uppbyggda utifrån dina maskiner – inte personerna som använder dem.

Så minskar du personberoendet

Så, hur lägger man upp rutiner som är anpassade efter maskiner istället för personer? Här är 4 saker du behöver göra för att lyckas:

1. Ta den tid som krävs för att skapa grymma rutiner

Lägg tillräckligt med tid på att skapa en stabil grund för dina rutiner och kvalitetskontroller. Det är alldeles för vanligt att anläggningar inte har ett ramverk de kan arbeta efter. Utan en stabil grund riskerar du onödig nertid och minskad tillgänglighet av din maskinpark.

Se till att dina nya underhållsrutiner är transparenta och enkla att följa. Målet är att vilken medarbetare som helst ska klara att utföra kontrollerna utan omfattande instruktioner från kollegor. Detta minskar beroendet av nyckelpersoner och förbättrar dessutom onboardingen av nya medarbetare avsevärt.

Skapa lättbegripliga, stegvisa instruktioner för de nya rutinerna. Inkludera helst också bilder för att göra kontrollerna extra tydliga.

2. Välj ett digitalt system som passar dina behov

Nästa steg är att bestämma hur du ska logga och följa upp dina nya underhållsrutiner. Historiskt sett har man använt papper och penna, men den digitala utvecklingen har både förbättrat och effektiviserat kontrollprocessen.

Välj ett system som är kraftfullt och som kan anpassas efter din verksamhets behov. Se till att användarupplevelsen är intuitiv för både teamet på fältet och personalen på kontoret, och att all aktivitet i systemet sker i realtid.

3. Integrera din driftdata

Nu när du har dina kontroller och rutiner för underhåll på plats behöver du integrera din driftdata med systemet. På så vis kan du komma åt relevant information utan ytterligare administration eller mellanhänder. Detta minskar kontamineringen av data samtidigt som det förenklar garantiärenden och säkerställer att varningsnotiser aktiveras vid rätt tillfällen.

4. Alla ska med!

Till sist; se till att ta hänsyn till hela personalstyrkan när du implementerar dina nya rutiner. Ett digitalt kontrollsystem är meningslöst om inte hela personalen använder det. Därför måste du säkerställa att det både är begripligt och enkelt att använda – oavsett tidigare digital erfarenhet. Var öppen för feedback från teamet på fältet, och justera rutinerna därefter.

Genom att följa dessa steg minskar du beroendet av nyckelpersoner och ersätter det med självständiga rutiner. Målet är inte att göra nyckelpersoners kompetens överflödig, utan att se till att deras kunskap delas med rätt personer – vilket i sin tur bidrar till en starkare verksamhet.

Want to know what CheckProof can do for you?

CheckProof's easy-to-use app makes it easier to do the right thing at the right time. Discover how you can run world-class maintenance that is both cost-effective and sustainable.

Book a demo
Featured image for “Så sänker Swerock sina underhållskostnader med smart digitalisering”
2022-10-21

Så sänker Swerock sina underhållskostnader med smart digitalisering

Datadriven optimering med digitala verktyg har hjälpt Swerock att sänka underhållskostnaden per producerat ton med en tredjedel på tre år. Läs varför projektchefen Payman Namvar har valt ett ovanligt upplägg för underhållsarbetet – och varför han ser CheckProof som det modernaste underhållssystemet på marknaden idag.
Featured image for “Så kan gamification minska tomgångskörning i tunga industrier”
2022-06-21

Så kan gamification minska tomgångskörning i tunga industrier

Att bryta en dålig vana är svårt, och att tvinga på förändring ovanifrån i större organisationer lyckas sällan. Därför behöver du implementera engagerande verktyg i ditt omställningsarbete, och gamification är en fantastisk metod för det. Här visar vi dig hur spelelement påskyndar och förenklar organisationsförändring nedifrån och upp.
Featured image for “Så etablerar du en kultur för ständig förbättring på din anläggning”
2022-06-17

Så etablerar du en kultur för ständig förbättring på din anläggning

Ständig förbättring är precis vad det låter som. Du strävar efter att alltid göra saker bättre, eftersom det alltid finns utrymme för det. Detta hjälper dig att hitta möjligheter för optimering av produktion och utrustning, vilket ger högre effektivitet och lägre kostnader i din verksamhet. Konceptet låter enkelt, men hur etablerar du en kultur för ständig förbättring på din anläggning?
Featured image for “Trött på att släcka bränder? 3 situationer du kan undvika med förebyggande underhåll”
2022-06-13

Trött på att släcka bränder? 3 situationer du kan undvika med förebyggande underhåll

Föreställ dig att du tar in din bil på service. Du gör det för att ersätta saker innan de går sönder – inte efter. Genom att agera på detta sätt minskar du risken för oplanerad nertid i framtiden och även riskerna som kommer med att hantera bristfällig utrustning. Samma sak gäller för anläggningar som använder tunga maskiner. I detta inlägg listar vi 3 vanliga situationer där förebyggande underhåll sparar dig både tid och pengar, och gör din verksamhet mer effektiv.
Featured image for “Så förbättrade Jehander sina kvalitetskontroller med CheckProof”
2022-05-30

Så förbättrade Jehander sina kvalitetskontroller med CheckProof

Jehander – ledande ballastproducent och del av den globala koncernen HeidelbergCement – har högsta kvalitet som sin högsta prioritet. Deras 11 olika anläggningar behöver fungera sömlöst med varandra. Kvalitetskontroller med papper och penna var helt enkelt inte bra nog. Därför vände de sig till CheckProof.
Featured image for “Snabb implementering när CheckProof blev Preems nya ronderingsverktyg”
2022-05-25

Snabb implementering när CheckProof blev Preems nya ronderingsverktyg

Att rulla ut “ännu ett nytt system” är sällan populärt. Men CheckProofs app välkomnades med öppna armar av en personalstyrka som tröttnat på att titta mer i sitt ronderingsverktyg än på anläggningen som skulle kontrolleras.
Featured image for “Så får du koll på er bränsleförbrukning och tomgångskörning med realtidsdata”
2022-05-02

Så får du koll på er bränsleförbrukning och tomgångskörning med realtidsdata

I takt med att bensin- och dieselpriser når nya rekordnivåer utgör bränslekostnaderna en snabbt växande andel av de totala driftskostnaderna för företag i bränslekrävande industrier. Se till att ni har rätt verktyg för att samla in och använda realtidsdata från er maskinpark.
Featured image for “Digitalisera dina rutiner för att bli mindre beroende av nyckelpersoner”
2022-04-26

Digitalisera dina rutiner för att bli mindre beroende av nyckelpersoner

Vad skulle hända om hälften av ditt team på fältet blev sjuka samtidigt? Skulle din verksamhet kunna fortsätta som vanligt med en provisorisk lösning lösning, eller skulle den stanna upp helt? Om din dagliga verksamhet är beroende av att ha nyckelpersoner på plats innebär det en hög risk för ditt företag. Därför behöver du digitalisera dina dagliga rutiner med skräddarsydda
Featured image for “Digitala kvalitetskontroller i 4 enkla steg”
2022-04-06

Digitala kvalitetskontroller i 4 enkla steg

Krånglig kvalitetskontroll ökar risken för kontaminerad data – speciellt om den görs manuellt. Du behöver därför implementera en digital process för där datan kommer direkt från källan. Detta ökar dess precision och minskar risken för kontaminering. Men hur lägger man upp en bra process?
Featured image for “Så skapar du underhållsrutiner som personalen på fältet faktiskt följer”
2022-03-08

Så skapar du underhållsrutiner som personalen på fältet faktiskt följer

Om ditt företag förlitar sig på industriella maskiner, eller en maskinpark med tunga fordon, så har du ett antal underhållsrutiner och kvalitetskontroller som måste utföras vid bestämda intervaller för att säkerställa en säker och effektiv verksamhet. Men utför all personal på fältet verkligen dessa kontroller på rätt sätt?