Så skapar du underhållsrutiner som personalen på fältet faktiskt följer

Om ditt företag förlitar sig på industriella maskiner, eller en maskinpark med tunga fordon, så har du ett antal underhållsrutiner och kvalitetskontroller som måste utföras vid bestämda intervaller för att säkerställa en säker och effektiv verksamhet. Men utför all personal på fältet verkligen dessa kontroller på rätt sätt?

Oavsett om du fortfarande använder papper och penna, eller om du redan investerat i ett digitalt underhållssystem, är dina rutiner för underhåll meningslösa om inte teamet på fältet både vill och kan utföra dem på rätt sätt.

Här är 8 best practices för att lyckas implementera en ny underhållsrutin:

1 Ta hänsyn till hela arbetsstyrkan

Det finns en stor variation av åldrar och kompetenser på arbetsplatsen idag. Vissa personer är redan vana vid att jobba med läsplattor och appar, medan andra snabbt hamnar utanför sin komfortzon. Du behöver välja ett system som är tillräckligt användarvänligt för att passa alla – oavsett deras digitala erfarenhet. Även en modern och avancerad plattform eller applikation uteblir värdet om inte teamet på fältet faktiskt kan använda den.

2 Planera in tillräckligt med tid för utbildning och övning

Om en medarbetare inte utför underhållsrutiner på rätt sätt är det ofta på grund av brist på övning. Chefer tenderar att underskatta tiden det tar att implementera ett nytt system eller arbetssätt. Självklart vill du att implementeringen är enkel och smidig – med minimal störning i produktionen – men det kommer ändå att finnas en period när personalen är nybörjare.

Det bästa tillvägagångssättet är att börja enkelt och dela upp introduktionen i olika delar. Inför aldrig mer än en ny kontroll eller funktion på samma gång, och försäkra dig om att alla kan utföra eller använda den korrekt innan du introducerar nästa.

3 Skräddarsy varje checklista

Vilka underhållsrutiner som behöver utföras varierar mellan olika branscher och företag. I större verksamheter skiljer sig också rutinerna från anläggning till anläggning. När du investerar i ett nytt underhållssystem måste du försäkra dig om att det tillåter dina administratörer att skapa skräddarsydda checklistor. Ge dina anläggningschefer tillräckligt med tid för att skapa kontroller som är specifika för de enheter och anläggningar där de utförs.

4 Inkludera bilder

Som uttrycket lyder – en bild säger mer än tusen ord. Med tydligt illustrerade stegvisa instruktioner kan till och med en person som aldrig tidigare varit på plats utföra underhållskontroller korrekt. Genom att inkludera bilder i dina digitala checklistor för underhåll, och markera nyckelpunkter i dem, kan personal på fältet enkelt jämföra bilderna i appen med vad de ser på plats. Ord som “ren” kan tolkas på olika sätt av olika personer, men med bilder på hur en acceptabel eller oacceptabel standard ser ut kan personal bedöma det aktuella tillståndet med större noggrannhet och därefter avgöra om någon åtgärd krävs eller ej.

5 Möjliggör tvåvägskommunikation

Kommunikationsbrist är ett vanligt problem när man implementerar ett nytt system. Funktionell kommunikation går åt båda hållen; informera personal om kommande förändringar i god tid och ge dem samtidigt ett flertal möjligheter att ge feedback på hur den nya rutinen fungerar för dem. Säg åt platschefen att stämma av med sin personal varje eller varannan vecka i det tidiga stadiet av implementeringen. En kvart i slutet av arbetsdagen räcker gott och väl.

Personal på fältet får då möjligheten att lyfta eventuella problem de stött på i rutinen, om något behöver förändras eller om det finns steg som saknas i checklistan. Med ett anpassningsbart underhållssystem kan du enkelt modifiera dina kontroller för att försäkra dig om att de fungerar för all personal. Så fort det inte fungerar för alla finns det en stor risk att medarbetare slutar följa den nya rutinen och går tillbaka till sina tidigare arbetssätt.

6 Håll dina kontroller relevanta

För att medarbetarna ska förbli tillräckligt motiverade att utföra de nya underhållsrutinerna framöver krävs det att de ser resultaten av dem. Om de känner att de endast fyller systemet med dokumentation för sakens skull kommer motivationen att minska. Se till att endast inkludera kontroller som både är nödvändiga och som kommer följas upppå. Genom att koppla ihop underhållsrutiner med maskinernas faktiska drifttid, istället för förbestämda tidsintervaller, ökar du träffsäkerheten och effektiviteten av dina kontroller.

7 Sätt tydliga mål

När du implementerar nya rutiner är det viktigt att tänka på vad du vill åstadkomma med förändringen. Överför inte bara de gamla rutinerna till det nya systemet, utan se det som en möjlighet att strukturera om dina arbetssätt till det bättre. Använd den data du får in och sätt tydliga mål som du kan följa upp, och kommunicera dessa till teamet på fältet.

8 Följ upp felanmälningar och avvikelser

Som sagt, dokumentation för dokumentationens skull kommer inte motivera ditt team på fältet. Detta innefattar också felanmälningar. En stor fördel med ett digitalt underhållssystem är att fel och avvikelser rapporteras direkt från fältet till den ansvariga chefen. Låt ditt team på fältet gradera hur seriöst problemet är när de skapar en felanmälan. På det sättet kan mindre avvikelser skickas till platschefen medan mer seriösa problem genererar en notis till driftchefen.

Teamet på fältet kommer vara mycket mer motiverade att följa underhållsrutiner och rapportera eventuella avvikelser om de vet att spårbarhet och ansvarstagande tillämpas genom hela organisationen – inklusive ledningen. Och när det löpande underhållet flyter på kan chefer prioritera inkommande problem i realtid (eller utefter anpassade tidsintervaller) för att försäkra sig om att alla avvikelser korrigeras innan de leder till oplanerade driftstopp.

Vill du ha fler tips för hur du kan optimera dina rutiner och minimera oplanerad nertid? Ladda ner ditt kostnadsfria exemplar av guiden “9 nycklar för att maximera tillgängligheten av dina tillgångar genom digitalisering av frontlinjen”.