Standortübergreifende Instandhaltung zum Wettbewerbsvorteil machen

Gebr. Arweiler, ein familiengeführtes Unternehmen mit mehreren Standorten im Saarland und Frankreich, ist seit langem dafür bekannt, Tradition mit zukunftsorientiertem Handeln zu verbinden. Mit acht Werken, einer LKW-Flotte von 26 LKW´s – darunter auch 5 Elektrofahrzeuge – und dem Engagement für Nachhaltigkeit benötigte das Unternehmen eine digitale Lösung zur Optimierung von Instandhaltung, Anlagenverwaltung und Compliance.

Seit der Implementierung von CheckProof im Juli 2024 hat Gebr. Arweiler seine Prozesse modernisiert, die stand-
ortübergreifende Transparenz verbessert und seine langfristige Vision von betrieblicher Effizienz, Nachhaltigkeit und Wissenstransfer erweitert.

Wir haben mit dem Team rund um den Geschäftsführer Stefan Altmeyer gesprochen, um zu erfahren, wie CheckProof den Betrieb transformiert, Ausfallzeiten reduziert und Mitarbeiter an mehreren Standorten
unterstützt hat.

Können Sie beschreiben, wie der Betrieb vor der Einführung von CheckProof
gemanagt wurde? Vor welchen Herausforderungen stand Ihr Team?

Vor CheckProof basierte der Betrieb stark auf papierbasierten Handbüchern, gedruckten Excel-Tabellen und mündlicher Kommunikation.

Altmeyer erklärt:
„Der Informationsfluss verzögerte sich, bis er den Leiter Instandhaltung erreichte. Produktionstagebücher wurden in jedem Steinbruch ausgedruckt, abgezeichnet und erneut verteilt. Es konnte mehrere Tage dauern, bis eine Aufgabe oder ein Problem ordnungsgemäß erfasst wurde.“

Die Nachverfolgung von Compliance und Produktion war mühsam und die Transparenz zwischen den Standorten eingeschränkt. Die Koordination zwischen den Werken war verbesserungswürdig, Daten wurden oft dupliziert oder blieben teilweise als Email im Posteingang verborgen.

„Vor CheckProof war die Nachverfolgung von Wartungsarbeiten umständlich und papierbasiert bevor Sie in einem Wartungplaner erfasst wurde. Jetzt wird sie in Echtzeit aktualisiert und ist jederzeit und für jeden zugänglich.“

Wie hat CheckProof die Planung und Nachverfolgung von Wartungsaufgaben in Ihren Werken verändert?

Alle Informationen befinden sich jetzt in einem System. Excel-Tabellen und gedruckte Berichte werden durch eine gemeinsame Plattform ersetzt, auf der jeder Fall in Echtzeit eingesehen kann. Das sorgt für volle Transparenz im gesamten Team, angefangen beim Maschinist über die Betriebs- bis hin zur Geschäftsleitung.

CheckProof dient als zentrale Anlaufstelle für Serviceverfolgung, Compliance-Prüfungen und Anlagenmanagement. Aufgaben wie die jährliche Überprüfung von Feuerlöschern, Erste-Hilfe-Kasten und die Überwachung von Hebezeugen werden nun automatisch verwaltet, geplant und verfolgt. Dies gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Betriebssicherheit.

Wie helfen die Gerätekarten bei der Verwaltung von Teilen, Ersatzteilen und der
Gerätewartung?

Gerätekarten sind hochgradig anpassbar und können mit kundenspezifische Details angelegt werden. Somit erhält man auf den ersten Blick eine einfache aber übersichtliche Darstellung der Hauptparameter. Je nach Aufbau der Gerätekarte haben wir mittlerweile eine detaillierte Spezifikation zur Anfrage und Neubeschaffung bei Lieferanten. Selbst Bestellprozesse könnten wir durch CheckProof auslösen.

Wie hat Ihnen das Planungstool von CheckProof geholfen, Transparenz und Kontrolle über mehrere Standorte zu behalten?

Im Planungstool werden alle Aktivitäten übersichtlich dargestellt und können auch hier zentral für alle Werke in Deutschland und Frankreich koordiniert werden. Jeder Benutzer kann seine bevorzugte Sprache – Deutsch oder Französisch – einstellen, sodass jeder bequem und ohne Sprachbarrieren mit dem System interagieren kann. Filter ermöglichen es der Betriebsleitung, anstehende Prüfungen, Services, verpasste Inspektionen und Abweichungen anzuzeigen. Farbliche Kodierungen helfen dabei den Überblick zu behalten. Darauf aufbauend werden Maßnahmen ausgelöst und Wartungsaufgabenlisten erstellt. Das System gewährleistet die werksübergreifende Koordination, optimiert Abläufe und verbessert die Verantwortlichkeit.

Können Sie seit der Implementierung von CheckProof Kennzahlen zu Zeitersparnis, Effizienzsteigerungen oder reduzierten Ausfallzeiten teilen?

Allein die Digitalisierung des Produktionstagebuchs hat die Berichtsgeschwindigkeit und -genauigkeit verbessert. Anstatt Daten mehrfach einzugeben und E-Mails zu versenden, werden die Informationen einmalig in CheckProof erfasst und sind für Management und Verwaltungsteams sofort sichtbar. Funktionen zur Wartungsplanung haben dazu beigetragen, unerwartete Ausfälle zu vermeiden. Meldungen fordern die Teams auf, Maßnahmen rechtzeitig zu ergreifen, bevor Fehler auftreten. Dadurch konnten Lieferungen termingerecht eingehalten und kostspielige Ausfallzeiten vermieden werden.

Wie unterstützt das System das Flottenmanagement?

Alle Unterlagen, wie Serviceverträge, Intervalle, TÜV-Prüfungen und Fahrer-Checklisten, sind in CheckProof
gespeichert, erklärte Altmeyer. Tägliche Abfahrtskontrollen sind nicht nur aus betrieblicher Sicht vorgeschrieben, sondern unterliegen auch gesetzlichen Vorgaben. CheckProof stellt sicher, dass die Fahrer ihre Kontrollen durchführen und diese werden auch gleichzeitig protokolliert und archiviert. Somit erzielen wir als Unternehmen einen echten Gewinn. Auch unsere Mitarbeiter können sich sicher sein, dass alles ordnungsgemäß dokumentiert ist. Im Falle eines Unfalls oder Schadens kann man somit auf die zentral hinterlegten Daten zugreifen, fügt Altmeyer hinzu.

Wie unterstützen digitale Workflows die Nachhaltigkeit, insbesondere bei
Elektro-Lkw?

Das Unternehmen befindet sich bereits seit 2 Jahren in der Nutzung von Elektrofahrzeugen. Dies ist ein wichtiger Bestandteil der gesamten unternehmerischen Neuausrichtung zur Verminderung von Emissionen. Durch die Flexibilität in der Checklistengestaltung können auch eigens für E-Fahrzeuge erstellte Checklisten nebst der Fahrzeugakte abgelegt werden. CheckProof bietet weiterhin die Möglichkeit den Verbrauch von Kraftstoff in Form von Strom zu erfassen. So kann man, neben manueller Erfassung, Daten aus der Kraftstoffmanagement-Software integrieren, um den Verbrauch und den Fortschritt bei der Erreichung von Nachhaltigkeits-KPIs zu messen. An diesem Schritt arbeiten wir zurzeit mit CheckProof.

Wie hat CheckProof die täglichen Arbeitsabläufe von Wartungsteams und Logistikkoordinatoren verändert?

Abweichungen werden digital erfasst und sind sofort sichtbar. Fotos und Kommentare können dabei unterstützen die Fehlerquelle eindeutig zu beschreiben und somit die Maßnahmen zur Fehlerbehebung im Vorfeld einzuleiten. Denn aus den Abweichungen werden Aufgaben. Nach Abschluss der Arbeiten werden Aufgaben als behoben markiert. Die Aufzeichnungen werden unbegrenzt aufbewahrt, was den langfristigen Wissenserhalt unterstützt. Neue Teammitglieder finden sich dank der benutzerfreundlichen Oberfläche des Systems schnell zurecht. Digitalisiertes Wissen gewährleistet die Betriebskontinuität, auch wenn erfahrene Mitarbeiter in den Ruhestand gehen, so berichtet das Team.

Was hat Ihr Unternehmen dazu bewogen, CheckProof einzuführen?

Die Digitalisierung ist ein wachsender Trend in der Branche, und Gebr. Arweiler wollte sich für die Zukunft rüsten. Michael Arweiler, ebenfalls Geschäftsführer: „Wir haben uns für CheckProof entschieden, weil es von Branchenexperten entwickelt wurde, die unsere Herausforderungen verstehen. Das CheckProof-Team unterstützte uns bei der Entwicklung von Checklisten und der Implementierung von Arbeitsabläufen an unseren Standorten.“

Wie passt die Digitalisierung der Instandhaltung zu Ihrer langfristigen Vision?

Das Unternehmen verbindet Tradition mit Innovation. Wir wollen unsere Vergangenheit als Familienunternehmen würdigen und uns gleichzeitig auf die Zukunft vorbereiten. „Digitalisierung und Nachhaltigkeit sind nicht nur Trends – sie sind entscheidend für
Wachstum, Zuverlässigkeit und langfristigen Erfolg“, erklärte Michael Arweiler.

Welche digitalen oder operativen Ziele möchten Sie mit CheckProof in den nächsten 12–24 Monaten erreichen?

Das Team plant, die Instandhaltungsprozesse weiter zu optimieren, die vorausschauende Instandhaltung auszubauen und mehr Nachhaltigkeitskennzahlen zu integrieren. Der Fokus liegt auf der Gewährleistung von Betriebseffizienz, Wissenserhalt und langfristiger Zuverlässigkeit an allen Standorten.

Für Gebr. Arweiler ist CheckProof mehr als eine Instandhaltungsplattform – es schlägt eine Brücke zwischen der langen Geschichte des Familienunternehmens und seiner Vision einer modernen, nachhaltigen und effizienten Zukunft. Von der Koordination mehrerer Standorte über die Übersicht über das Anlagenmanagement bis hin zur vorausschauenden Wartung und Wissensspeicherung ist CheckProof zu einem wesentlichen Bestandteil unseres Betriebserfolgs geworden.