Så sänker Swerock sina underhållskostnader med smart digitalisering

Datadriven optimering med digitala verktyg har hjälpt Swerock att sänka underhållskostnaden per producerat ton med en tredjedel på tre år. Läs varför projektchefen Payman Namvar har valt ett ovanligt upplägg för underhållsarbetet – och varför han ser CheckProof som det modernaste underhållssystemet på marknaden idag.

Swerock ingår i Peabkoncernen och förser företag inom bygg- och anläggningssektorn med bland annat transporter och maskiner, grus- och bergmaterial, recycling och miljötjänster, samt betong och asfalt. Projektchefen Payman Namvar leder ett underhållsteam på 13 personer som utgår från Swerocks täkt i Kållered utanför Göteborg. Teamets mekaniker, elektriker och svetsare utför såväl reparationer som förebyggande underhåll för bolagens täkter och maskiner i regionen.

Payman driver också det övergripande arbetet med att effektivisera och standardisera underhållsarbetet inom bolaget genom internutbildningar och digitalisering. Ambitionsnivån är hög:

– Hela vårt tänk kring underhåll och hur vi utvecklar våra strategier och arbetssätt bygger på den senaste europeiska standarden (SS-EN 13306:2017). Det gäller allt från termerna vi använder till nyckeltalen vi mäter. När alla rättar sig efter detta, som ju baseras på gedigen expertis, så kan vi jobba mer enhetligt internt och bli bättre på att jämföra olika delar av organisationen. När alla pratar samma språk blir det också lättare att kommunicera med tillverkare, kunder och andra externa partners.

Ett upplägg som kräver rätt underhållssystem

Upplägget som Payman och hans team har valt för att organisera underhållsarbetet inom Swerock är ganska ovanligt i branschen. Istället för att låta underhållskostnaderna slås ut på hela organisationen har de byggt upp en underhållsavdelning som fungerar som ett bolag i bolaget, med separat ekonomi. Arbetstimmarna och insatserna faktureras gentemot såväl interna som externa kunder.

– Vi ska vara konkurrenskraftiga i vår leverans och våra priser. Lastbils- och maskinförare samt produktionsanläggningar inom koncernen ska inte välja oss för reparationer och underhåll bara för att vi är interna, utan för att vi är det bästa alternativet, säger Payman.

Att arbeta på det här sättet kräver noggrann dokumentation och en bra digital plattform:

– Vårt digitala underhållssystem behöver klara av mer än bara rutiner och ärendehantering. De ekonomiska delarna är minst lika viktiga. Utan registrerade arbetsordrar och loggade timmar kan vi helt enkelt inte fakturera våra interna och externa kunder för vårt arbete.

“Det modernaste underhållssystemet på marknaden idag”

Sedan våren 2018 använder både Swerock och Peab Asfalt (en annan del av Peab-koncernen) sig av CheckProofs plattform och app för checklistor, avvikelserapportering och digital dokumentation kopplat till underhållsarbetet. Det finns en mängd digitala underhållssystem att välja mellan på marknaden. Så vad är det som gör att Payman föredrar just CheckProof?

– CheckProof sticker ut från mängden genom användarvänlighet och smarta funktioner som RFID-taggar och integrationer, men framförallt genom att vara så förändringsbenägna. Det är action med nya idéer och uppdateringar i appen i stort sett varje månad. De ligger alltid steget före och utvecklas tillsammans med sina kunder. Detta är ovanligt i branschen och liknar ingen av de andra systemleverantörerna jag jobbat med tidigare. Jag ser CheckProof som det modernaste underhållssystemet på marknaden idag, förklarar Payman.

Så hur används CheckProof i det dagliga arbetet på Swerock? Underhållsteamet har ett stort antal återkommande rutiner som ska utföras dagligen, veckovis eller årsvis. Dessa finns nu inlagda som tidsinställda checklistor i CheckProof. När det är dags får den som ska utföra kontrollen en notis i mobilappen med tydliga instruktioner på exakt vad de ska titta efter, känna på eller mäta.

– Upptäcker de något som behöver åtgärdas så skapar de ett ärende direkt från sin mobil. Ansvarig person får då en notis och har kvar avvikelsen på sin personliga att göra-lista tills att den är åtgärdad. Avvikelser som kräver akut avhjälpande underhåll korrigeras så snabbt som möjligt. I annat fall kan åtgärden schemaläggas till nästa planerade produktionsstopp, berättar Payman.

Smartare underhåll med RFID-taggar och automatisk bevakning

På en stationär produktionsanläggning där samma medarbetare jobbar med samma maskiner dagligen sitter underhållsrutinerna till slut i väggarna. Men om någon blir sjuk eller går i pension är risken stor att kunskap och arbetssätt inte finns åtkomliga.

– Med de digitala checklistorna i CheckProof ser vi till att all nödvändig information finns tillgänglig, oavsett vem som är på plats, säger Payman.

Tydliga och lättillgängliga rutiner blir ännu viktigare när både arbetsplatser och personal finns utspridda över stora områden. Peab Asfalt har hundratals beläggningsmaskiner ute på vägarna. Det är inte alltid lätt för den som ska underhålla en maskin att veta exakt vilken rutin som gäller. Därför har beläggningsmaskinerna börjat att förses med en RFID-tagg kopplad till CheckProof. Medarbetaren behöver bara scanna taggen med mobilen för att ta reda på exakt vad som ska kontrolleras. Alla åtgärder registreras sedan på rätt ställe i systemet per automatik.

– Detta minskar all osäkerhet och sparar jättemycket tid för medarbetarna på fältet. Allt dokumenteras så att man kan spåra i efterhand att kontrollen har utförts. Och om de felanmäler något går det automatiskt till rätt person, förklarar Payman.

Förutom underhållsrutiner som bygger på checklistor för manuella kontroller har Swerocks underhållsavdelning även börjat att använda sig av automatiserad bevakning av kritiska delar i förkrossen för att upptäcka underhållsbehovet i tid. Uppkopplade sensorer mäter vibrationer och temperatur, och tanken är att dessa signaler så småningom ska trigga ett larm i CheckProof om något avviker från förväntade nivåer.

Arbetet med att integrera dessa två system ligger på bordet hos utvecklarteamet på CheckProof.

– Vi vill utföra underhåll när det behövs, och inte senare än så, för att slippa oplanerade stopp. Vi vill inte heller utföra underhåll innan det behövs eller mer än det behövs. Då gäller det att vi tar ett kliv mot ett ännu smartare underhåll, så kallat Prediktivt underhåll, förklarar Payman, som också ser potential att spara tid:

– Personalen slipper gå till varje maskin och bedöma subjektivt hur det ligger till. Det ger oss mer tid för sådant som kräver handpåläggning, säger han.

Minskade underhållskostnader genom datadriven optimering

CheckProof har också hjälpt Payman och hans team att implementera mer datadrivna arbetssätt:

– I och med att vi får all data överskådligt samlad i CheckProof kan vi testa olika arbetssätt, mäta effekterna av dem och justera därefter för att hela tiden bli bättre. Utan ett så bra digitalt verktyg skulle det vara väldigt svårt.

Vilka konkreta effekter har de sett efter sedan de började optimera sina arbetssätt med hjälp av CheckProof?

– Ett av våra viktigaste nyckeltal på Swerock är underhållskostnad per producerat ton. Där har vi sett en stadig minskning för varje år sedan vi började jobba med CheckProof, även om trenden riskerar att brytas nu eftersom bränsle- och materialkostnader har ökat så mycket under 2022. Men jämför vi 2018 med 2021 så har underhållskostnaden per producerat ton minskat med cirka 33%. Vi ser också att andelen arbetstid som går åt till akuta underhållsåtgärder minskar. Det är ett tydligt tecken på att vi är på väg åt rätt håll.

Även skeptiska medarbetare blev nöjda

Att introducera nya digitala verktyg i en organisation är sällan enkelt. Så var det även för Swerock:

– Det var en utmaning att få alla med på tåget i början när vi skulle införa CheckProof. För att lyckas med en sån här förändring behöver man visa fördelarna på ett insäljande sätt, men också rent krasst förklara att det inte kommer att finnas några alternativ. Där har vi sett enormt mycket ägandeskap, vilja och insatser från ansvariga AL, PC och administratörer på olika ställen som drivit frågan och sett till så att implementeringen på respektive ställe har fungerat.

Payman försäkrar dock att även de som till en början var skeptiska har ändrat uppfattning med tiden:

– Nu tycker de att det är super. Systemet är väldigt användarvänligt. Alla får en överblick över vad de ska göra under dagen och hur teamet ligger till gentemot planeringen.