Snabb implementering när CheckProof blev Preems nya ronderingsverktyg

Att rulla ut “ännu ett nytt system” är sällan populärt. Men CheckProofs app välkomnades med öppna armar av en personalstyrka som tröttnat på att titta mer i sitt ronderingsverktyg än på anläggningen som skulle kontrolleras. Efter en snabb och smidig implementering kan nu medarbetarna på Preems depåer och raffinaderier hitta rutiner för rondering direkt i sina mobiltelefoner. Och på Preem ser man redan fler potentiella användningsområden.

Sveriges största drivmedelsbolag Preem har två raffinaderier i Göteborg och Lysekil, sex depåer runt om i Sverige och en i Norge. Verksamheten omfattar explosionsklassade områden och räknas som skyddsobjekt med samhällsviktig funktion. Säkerhet är högsta prioritet i alla lägen, med lagkrav på dokumenterade rutiner.

– Rondering har vi haft sedan urminnes tider. Arbetssätten har blivit alltmer digitala med åren, även om utvecklingen inte alltid har gått så snabbt som man skulle önska, säger Rickard Skåås, business analyst och teamledare på Preems raffinaderi i Lysekil.

Hans kollega Martin Tobiasson, operatör inom specialbränsle, fyller i:

– Runt 2014 gick vi från en rutinkalender på papper till ett system som visserligen var digitalt, men krångligt att använda, och dessutom krävde att man hade med sig en bärbar enhet tung som en tegelsten ut på ronderna.

Ny funktion blev den avgörande pusselbiten

Missnöjet med det tungrodda systemet växte internt och efter några år började man utvärdera olika alternativ.

– Vi gjorde ett gediget arbete med listor på måste-krav och önskemål, både när det gäller funktionalitet och informationssäkerhet. Efter en omvärldsanalys hade vi fem olika systemleverantörer som vi poängsatte utifrån hur väl de matchade våra krav, berättar Rickard.

En leverantör som stack ut var ett startupbolag från Täby som fångat hans uppmärksamhet på Underhållsmässan i Göteborg redan 2016:

– Jag såg orden ‘checklistor och ronder’ i ögonvrån och gjorde en u-sväng till deras monter. Jag tyckte om vad jag såg, men ett par viktiga pusselbitar saknades för att deras lösning skulle vara aktuell för oss just då.

Ett av måste-kraven på Preems lista var nämligen möjligheten att scanna kontrollpunkter ute på anläggningarna. Detta för att säkerställa att varje rutin verkligen utförts på plats. När CheckProof så småningom kompletterade sin lösning med en RFID-funktion – och även kunde visa att man uppfyllde de tuffa IT-säkerhetskraven – var tiden mogen för att inleda ett samarbete.

– Man kan säga att vi väntade in CheckProof, både när det gäller RFID och att de tog in intern kompetens inom IT-säkerhet. Det gjorde att vi kunde sluta avtal och känna oss helt trygga med att alla krav var uppfyllda, förklarar Rickard.

När alla avtal väl fanns på plats gick implementeringen snabbt. Våren 2022, några månader efter startskottet, är omkring hundra användare redan självgående i systemet. Rickard Skåås överraskades av hur fort det har gått – och av det höga engagemanget från medarbetarna:

“Den enklaste implementationen jag sett”

– Ofta kan det låta ‘åh nej, ett nytt system nu igen?’, men med CheckProof har personalen snarare varit otåliga att få komma igång. Det här är utan tvekan den enklaste implementationen jag har sett efter att ha jobbat med IT-frågor på Preemraff sedan 2010.

Bilden bekräftas av operatören Martin Tobiasson:

– När jag var ute på depåerna och visade appen räckte nästan allihop upp handen och ville börja använda den direkt.

En genomtänkt utbildningsprocess bidrog också till att Preem snabbt kunde börja använda systemet:

– Vår kontaktperson på CheckProof kom till Göteborg och höll en utbildning på plats för alla super users, alltså dem med rättigheter att skapa rutiner i systemet. Sedan bokade han in uppföljande möten med var och en. Utbildning är en färskvara och uppföljningarna gjorde att vi inte tappade fart, förklarar Rickard.

Intuitivt och användarvänligt

En medarbetare var så ivrig att komma igång att han började skapa rutiner i CheckProof innan han hunnit få utbildning i systemet, minns Rickard:

– Eftersom det är så användarvänligt förstod han ändå hur han skulle göra. När han till slut gick utbildningen blev det mest en bekräftelse på att han gjort rätt.

Reaktionerna från medarbetarna på raffinaderier och depåer har bara varit positiv, enligt både Martin och Rickard.

– Det är väldigt lätt att använda, även för den som är ny på jobbet. Allt finns tillgängligt i mobilen. Förut behövde folk lägga mer energi på att leta runt i systemet än att titta på det de faktiskt skulle kontrollera. Man kan också dela på en rond och lämna över till någon annan om man inte hinner hela själv. Och hittar man något att rapportera är det enkelt att skapa en notis till rätt person, berättar Martin.

Ny, validerad rond inom ett par timmar – istället för dagar

Som adminanvändare i CheckProof uppskattar Martin att det går snabbt att skapa nya ronder och rutiner eller göra ändringar i befintliga:

– I vårt gamla system kunde det ta flera dagar att bygga en ny rond, och för att validera behövde vi ta hjälp av en expert från systemleverantören. Med CheckProof kan jag själv skapa och validera en ny rond på ungefär två timmar. Att göra ändringar tar bara några minuter.

Nu skapar Martin skräddarsydda ronder på löpande band. Han får ständigt nya idéer på processer att flytta in i appen för att förenkla arbetet för personalen i depåerna.

– Hittills har vi 124 aktiva ronder, med mellan 5 och 20 frågor under varje. Det är allt från vad man ska kontrollera på den dagliga ronderingen till punkter att gå igenom i det obligatoriska säkerhetssamtalet med externa entreprenörer som kommer ut till depåerna för olika jobb, förklarar han.

Preems digitaliseringsresa fortsätter

På Preem ser man fram emot att fortsätta sin digitaliseringsesa tillsammans med CheckProof, och på sikt fasa ut fler av sina befintliga system för att ytterligare effektivisera sina processer. Rickard menar också att bra digitala verktyg är nödvändiga för att vara en attraktiv arbetsgivare för yngre generationer:

– De som är födda på 2000-talet är ju ‘digital natives’ som inte alltid accepterar att behöva skriva ut papper eller mata in siffror manuellt i ett system. Det tar alldeles för mycket tid i förhållande till vilket värde det ger.